Mit der Z.A.S. (Zentral Archiv Service) GmbH ist Datenschutz kein Kunststück

Wie lange müssen Kostenvoranschläge, historisches Schriftgut, Bürgschaftsunterlagen oder Fahrtennachweisbücher aufbewahrt werden?
Wie lassen sich große Aktenmengen am besten entsorgen?
Und was passiert mit den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten von Firmen, die in Insolvenz gegangen sind und nun nicht mehr über eigene Räumlichkeiten verfügen?

Nicht nur Antworten, sondern auch kompetente Lösungen zu diesen Fragen bietet die Zentral Archiv Service GmbH (ZAS) mit Sitz in Neubrandenburg. Mit einem umfassenden Leistungsspektrum sorgt das 1994 gegründete Unternehmen, das inzwischen an mehreren Standorten etwa 60 Mitarbeiter beschäftigt, für Ordnung und Sicherheit bei der Archivierung.

Zum einen können die "Aktenberge", die auf Dauer bei Firmen, Krankenhäusern, Verwaltungen, Versicherungen oder Banken entstehen, systematisch geordnet in den Räumlichkeiten der ZAS aufbewahrt werden. Dabei kümmert sich die ZAS nicht nur um den Transport und die Lagerung, sondern auch um die zuverlässige Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. (Das umweltfreundliche Endprodukt dieses Vorgangs ist die in der Region sehr beliebte PFEZI Katzenstreu.)

Weil aber unter Umständen auch kurzfristig auf die Unterlagen zugegriffen werden muss, gibt es einen Bereitschaftsdienst, der rund um die Uhr für die schnelle Akteneinsicht zur Verfügung steht. Einfacher ist natürlich die Verwaltung von Daten, die nicht mehr in Papierform, sondern digitalisiert zur Verfügung stehen.

Die ZAS übernimmt das aufwändige Erfassen und Scannen der Dokumente und hält die Daten auch online vor, so dass Zugriffsberechtigte mit einem entsprechenden Passwortschutz über das Internet ihre Daten einsehen können. Und eine weitere Leistung der ZAS ist die Übernahme von Auskunftspflichten gegenüber Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern und anderen legitimierten Institutionen.

Dass eine Einrichtung, die so viel sicherheitssensibles Material bei sich aufbewahrt, selbst eine hohe Verantwortung für ihre Sicherheit trägt, liegt auf der Hand. Penible Einhaltung der Datenschutzvorschriften (die ZAS wurde 2003 nach einer intensiven Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde zertifiziert) ist genauso selbstverständlich wie ein lückenlos kontrollierter Zugang zu den Akten und Dateien. Deshalb war auch die Ausstattung der Firmenräume mit einem hochwertigen Sicherheitssystem von hoher Priorität.

Schließlich handelt es sich um ein Gebäude, das zusammengerechnet etwa 60 km Aktenbestände von über 600 verschiedenen Auftraggebern enthält. In den Räumen, in denen Papier gelagert wird, muss die Luftfeuchtigkeit auf konstanten 60 % gehalten werden; Magnetbänder werden in einem speziellen Raum gelagert, der elektrostatisch geprüft wurde. Alarmanlage, Bewegungsmelder, Rauch- und Thermomelder und Wassersensoren gehören zu der Installation, die gebäudetechnisch alle Sicherheitsrisiken minimieren soll.

Risiken liegen aber nicht nur in Brand- oder Wasserschäden, sondern auch im Zugriff Unbefugter auf die Daten. Deshalb musste das Gebäude durch ein leistungsfähiges Zutrittskontrollsystem gesichert werden. Mit dem System SALTO von EVVA hat sich die ZAS für eine Lösung entschieden, die diese hohen Sicherheitsanforderungen mit großer Flexibilität verbindet. Rund 100 der schmalen, formschönen Beschläge wurden an allen Türen installiert; SALTO-Wandleser ergänzen das System an zwei Rolltoren. Der Vorteil von SALTO ist, dass keine aufwändige Verkabelung des renovierten Gebäudes notwendig war, weil die Elektronik des Beschlages batteriebetrieben funktioniert. Sie ist zugriffsgeschützt im Inneren des Gehäuses angesiedelt und gibt die Öffnung der Tür frei, wenn die gespeicherten Informationen mit denen des Identmediums übereinstimmen.

Von den drei grundsätzlich angebotenen Identmitteln entschied man sich in diesem Fall für den i-Button: ein im Metall gefasster Chip mit großer Speicherkapzität, der in einen robusten Kunststoffrahmen eingebettet ist und dem weder Feuchtigkeit oder Kälte noch ein Sturz auf harten Boden etwas anhaben kann. Jeder i-Button kann idividuell programmiert werden, so dass verschiedenen Personen auch unterschiedliche Zugriffsberechtigungen zugewiesen werden können; jeder Mitarbeiter bekommt z. B. Zugang zu bestimmten Räumen, möglicherweise auch nur zu bestimmten Zeiten. Flexible Änderungen ganz nach Bedarf sind ebenfalls kein Problem. Durch ein tragbares Programmiergerät werden auch die Leseeinheiten im Beschlag entsprechend mit Informationen versorgt. Gleichzeitig können alle Zutrittsvorgänge aus dem Speicher ausgelesen werden, so dass sich lückenlos protokollieren lässt, wer zu welcher Zeit welche Räume betreten hat.

Geht ein i-Button verloren, lässt sich die Programmierung innerhalb kürzester Zeit löschen und das Identmittel ist für Dieb oder Finder wertlos. Stattdessen wird ein neuer Button programmiert und dem Nutzer zur Verfügung gestellt, so dass die Arbeit ohne Verzögerung weitergehen kann-mit etwa 700 speziellen Anfragem im Monat ist es für die ZAS auch gar nicht denkbar. Dabei bietet das SALTO-System optimalen Zugriffsschutz, wie er gem. § 9 BDSG gefordert wird. So wird sichergestellt, dass nur die entsprechend legitimierten Mitarbeiter Zutritt zu den für Ihre Arbeitsaufgaben maßgeblichen Räumlichkeiten erhalten. Auf diese Weise stellt die ZAS sicher, dass zu jedem der 15 Archivbereiche immer nur die für den jeweiligen Bestand verantwortlichen Zutritt erhalten. Da gleichzeitig die Zutrittszeiten und Identcodes im Schloss gespeichert werden, lässt sich jederzeit für die ZAS-Administratoren nachvollziehen wer wann und wie lange sich in welchem Archivbereich aufgehalten hat. Ein ganz wesentlicher Aspekt für die Datensicherheit der Kundenakten. Gleichzeitig werden die für die jeweiligen Archivbereiche legitimierten ZAS-Mitarbeiter motiviert ein hohes Maß an Verantwortung für den ihnen zuzurechnenden Archivgutbestand zu übernehmen. Letztlich dient dieses Verantwortungsgefühl und die damit verbundene Identifikation mit dem Kundenaktenarchiv auch der Kundenbindung und dem Kundenservice, da sich zwischen dem Kunden und seinem betreuenden ZAS-Archivar mitttelfristig eine enge kooperative Verbindung aufbaut.

Sollten wegen des zunehmenden Interesses an der externen Archivierung durch die ZAS weitere Räume gebraucht werden, ist das SALTO-System ohne Probleme erweiterbar.

Firmenchefs, Behördenleiter und Insolvenzverwalter können sich also beruhigt zurücklehnen. Ohne im eigenen Gebäude wertvollen Platz oder die Arbeitszeit qualifizierter Mitarbeiter zu blockieren, sind Daten und Akten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt und trotzdem immer kurzfristig zugänglich - zu einem Preis, der sich rechnet (ab 0,04 € pro Ordner/Monat). Wenn doch alles so einfach wäre.