Dokumentenarchivierung
Zertifizierte GLP und GMP-Archivierung. Maßgeschneiderter Service.
ZAS Document Services bietet eine außergewöhnliche Lösung für die Dokumentenarchivierung und Datenverwaltung physischer GLP- und GMP-Dokumente, also mit einem Schwerpunkt auf dem Gesundheitswesen sowie der pharmazeutischen Forschung und Produktion.
Als einziges sowohl für GLP als auch für GMP zertifiziertes Dokumentenarchiv können unsere Kunden die Einhaltung bestätigen, sich auf standardisierte hohe Qualität verlassen und bei ihren Audits höchste Sicherheit genießen.
Wir bieten einen nahtlosen End-to-End-Dokumentenmanagementservice, der den gesamten Lebenszyklus abdeckt. Dazu gehören Transport, Verwaltung, Dokumentenarchivierung, individueller Zugriff, einfacher und schneller Abruf sowie Dokumentenvernichtung, alles mit einer zentralisierten Aufbewahrungskette unter unserer Kontrolle.
Durch die Delegation der Datenverwaltung werden wertvolle Ressourcen freigesetzt, On-Demand-Dienste wie Prüfungsunterstützung oder Dokumentendigitalisierung stellen die Prüfungsbereitschaft sicher und ein schnelles Projekt hilft bei dringenden Angelegenheiten.
Als Dokumentenaufbewahrungsunternehmen sind unsere GLP- und GMP-zertifizierten Sicherheitsarchive in besonders geschützten, klimatisierten Räumlichkeiten untergebracht. Dies gewährleistet optimale Lagerbedingungen und die höchsten Sicherheitsstandards, die in der Gesundheits- und Pharmaindustrie erforderlich sind.
ZAS ist Mitglied der Rhenus-Gruppe, einem der führenden Logistikunternehmen weltweit, das auf eine nachgewiesene Erfolgsbilanz von über 30 Betriebsjahren zurückblicken kann. Durch die Nutzung unserer robusten Infrastruktur und betrieblichen Effizienz profitieren unsere Kunden von einer Lösung eines einzigen Anbieters und optimieren ihre Dokumentenarchivierungsprozesse. Das spart nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern sorgt auch für eine klare rechtliche Übersicht.
Sie können sicher sein, dass Ihre Anforderungen an die GLP- und GMP- Dokumentenarchivierung in den Händen eines erfahrenen Dokumentenspeicherunternehmens liegen, das Ihnen größtmögliche Sicherheit gibt.
Rufen Sie uns an, wir kümmern uns um Ihr Anliegen!
Ihre Vorteile bei der GLP- und GMP-Archivierung
Profitieren Sie von den Vorteilen einer GxP-konformen Dokumentenarchivierung, die Compliance gewährleistet, schnellen Zugriff ermöglicht und den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdeckt.
GxP-Konformität garantiert
Von GLP über GCP bis hin zu GMP sind wir der einzige Anbieter, der die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften gewährleistet. Ganz gleich, ob es sich um GCP-Archivierung mit ISFs oder GMP-konforme Logistik handelt, vertrauen Sie auf unsere zertifizierten Dienstleistungen für unübertroffene Sicherheit.
Schneller sowie einfacher Zugriff und Abruf
Gewährleisten Sie eine kontinuierliche Kontrolle mit einer Echtzeit-Bestandsübersicht rund um die Uhr von jedem Standort aus. Initiieren Sie schnelle Lieferungen oder die Erstellung echter Kopien mit einem einfachen Klick und ermöglichen Sie so sofortige Maßnahmen. Auch für einzelne Dokumente!
Gesamter Lebenszyklus abgedeckt
Vom Transport mit unserem eigenen Fuhrpark über die Lagerung bis hin zur klaren rechtlichen Aufsicht sind wir für Sie da, optimieren Ihre Prozesse und sparen Ihnen Zeit und Ressourcen.
Full-Service-Datenmanagement
Delegieren Sie das Datenmanagement einfach an uns und setzen Sie wertvolle Ressourcen frei! Von kundenspezifischen Datenbanken bis hin zur Metadatenverwaltung in Einzeldokumentauflösung kümmern wir uns darum.
Dokumenttypen, die wir für Sie gesetzeskonform archivieren
Die Dokumentenarchivierung Ihrer physischen Dokumente aus der pharmazeutischen Forschung und Produktion sowie dem Gesundheitswesen erfolgt unter optimalen Bedingungen und auf allen erforderlichen Compliance-Niveaus:
- Dokumente aller Art
- GLP-Rohdaten
- Protokolle
- Laborbücher
- QA-Dokumentation
- GMP-Dokumente
- Chargenprotokolle
- GCP-Studienstammdateien (TMF)
- Patientenakten
- EEG-Diagramme
- Röntgen
- EKG-Daten
- Klimasensible (historische) Dokumente
ZAS
Document Archiving Suite
Von der Logistik bis zur Archivierung ist unser umfassender GLP- und GMP- Dokumentenarchivierungsservice auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten und bietet je nach Bedarf entweder die komplette Suite oder einzelne Module an.
Kontaktieren Sie jetzt unsere Experten!
Transport
Dokumentenübertragung nach GxP-Standards
Transport ins ZAS-Archiv
- EU-weite Logistik durch die ZAS-Flotte oder durch Partner auf globaler Ebene
- GMP-konformer Transport auf Anfrage, durchgeführt von GMP-geschulten Fachleuten
- Klare rechtliche Kontrolle: Die Verantwortung geht unmittelbar mit der Übergabe an die ZAS überr
- Temperaturgesteuert: 15–25 °C, 2–8 °C, -20 °C, -80 °C, -196 °C
- Lückenloses Track & Trace: ab dem Moment der Übergabe
- Internationale Organisation: ZAS wickelt Importgenehmigungen und Transferverträge von außerhalb der EU ab
Verwaltung
Einrichtung und Qualitätskontrolle
ZAS stellt sicher, dass Ihre Dokumente rückverfolgbar und in bestem Aufbewahrungszustand sind.
- Einrichtung: Registrierung und Indizierung
- Erste Qualitätskontrolle
Archivierung
Zertifizierte und kontrollierte Lagerung
GxP-konforme, klimatisierte Sicherheitsarchive garantieren höchste Integrität und Sicherheit.
- GMP-Archive +/- CO2-Löschanlage
- GLP-Archive +/- CO2-Löschanlage
- Temperaturüberwachung und -steuerung
- Redundante Sicherheit: rund um die Uhr bewachte Einrichtungen, überwachte Archive, überwachte Systeme und Datenintegrität
- Nicht-GxP-Archive für nicht regulierte
Zugriff & Abruf
Schnell und einfach per Klick
Sofortiger Überblick und bequemes Abrufen von Dokumenten.
- Zugriff rund um die Uhr: Verwalten Sie das Archiv jederzeit und überall über unser benutzerfreundliches Telesto-Onlineportal und erhalten Sie in Echtzeit einen klaren Überblick über Ihren Bestand
- Garantierter Versand innerhalb von 24 Stunden (abhängig von der Probe): Finden Sie ganz einfach Ihre gewünschte Charge und lassen Sie sie von unserer ZAS-Flotte liefern, unabhängig von der Entfernung zum Archiv
- Echte Kopieerstellung: innerhalb von 2 Stunden
- Einzeldokumentabruf: Rufen Sie einzelne Dokumente ab und lassen Sie den Rest ungestört im Archiv
Rückgabe oder Vernichtung
Dokumentenzustellung oder -entsorgung
Auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten
- Detaillierte Dokumentenvernichtungsbescheinigung: revisionssichere, spezifische Zertifizierung für jedes vernichtete Archiv
- Eigenentsorgung: Die Verantwortung bleibt innerhalb der Rhenus-Gruppe bei uns
Extra-Dienstleistungen
Auf Anfrage
Digitalisierung von Dokumenten
Erleichtern Sie Ihre Prüfungsvorbereitung mit unserem sicheren Dokumentendigitalisierungsservice:
- Dokumentenscan auf Abruf (SOD)
- Digitalisierung ganzer Archive
- Echte Kopieerstellung für GMP-Audits innerhalb von 2 Stunden
- Zwei digitale Kopien (echte Kopie TIFF-Datei; PDF/A-Datei mit OCR und angegebenem Dokumentnamen)
- Zweistufiger Prüfpfad
- GAMP5-konforme Validierungsdokumentation (Validierungsplan, IQ, OQ, PC und Validierungsbericht)
Audit-Unterstützung
Maßgeschneiderte Dienstleistungen für Audits und Inspektionen
- Kundenaudits: Kompetente Unterstützung bei der Verwaltung physischer Dokumente und elektronischer Daten für Audits und Inspektionen. Erhalten Sie über Nacht oder innerhalb weniger Stunden originalgetreue Kopien.
- ZAS-Prüfungen: Wir ermöglichen reibungslose Prüfungsprozesse und bieten sowohl persönliche als auch digitale Prüfungen an. Ziehen Sie bei kleineren Umfängen unsere effizienten „Remote Audits“ in Betracht, die Zeit und Kosten sparen, während Sie in Ihrem Büro bleiben.
Sicherung gemäß §20 AMWHV
- ZAS bietet die Lösung für die GMP-Archivierungsanforderungen gemäß §20 der Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV), der besagt: „𝗜𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗲𝘃𝗲𝗻𝘁 𝗼𝗳 𝗮 𝗰𝗹𝗼𝘀𝘂𝗿𝗲 𝗼𝗳 𝘁𝗵𝗲 𝗺𝗮𝗻𝘂𝗳𝗮𝗰𝘁𝘂𝗿𝗶𝗻𝗴 𝗼𝗿 𝘁𝗲𝘀𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗳𝗮𝗰𝗶𝗹𝗶𝘁𝘆 𝗶𝗻 𝘄𝗵𝗶𝗰𝗵 𝘁𝗵𝗲 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗶𝘀 𝘀𝘁𝗼𝗿𝗲𝗱 […], 𝘁𝗵𝗲 𝗽𝗵𝗮𝗿𝗺𝗮𝗰𝗲𝘂𝘁𝗶𝗰𝗮𝗹 𝗰𝗼𝗺𝗽𝗮𝗻𝘆 𝗺𝘂𝘀𝘁 𝗲𝗻𝘀𝘂𝗿𝗲 𝘁𝗵𝗮𝘁 𝘁𝗵𝗲 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗶𝘀 𝗿𝗲𝘁𝗮𝗶𝗻𝗲𝗱 𝗳𝗼𝗿 𝘁𝗵𝗲 𝗲𝗻𝘁𝗶𝗿𝗲 𝘀𝘁𝗼𝗿𝗮𝗴𝗲 𝗽𝗲𝗿𝗶𝗼𝗱.“
- Dies ermögicht unseren Partnern:
- über eine Backup-Lösung gemäß §20 AMWHV zu verfügen
- um die GMP-Anlage schließen zu können…
- um die GMP-Anlage verlegen zu können…
…aber halten Sie die Aufzeichnungen für die rechtliche Einsichtnahme verfügbar und GMP-konform bereit.
Standardisierte Qualität für die Dokumentenarchivierung
Erleben Sie gesicherte, kontinuierliche Qualität und Sicherheit, indem unser Qualitätsmanagement-Team strenge, optimierte Qualitätskontrollmaßnahmen umsetzt, die Ihre Dokumente mit standardisierten Prozessen für das Dokumentenmanagement priorisieren.
Responsiver Dokumentenverwaltungsdienst
Ein reaktionsfähiges Team mit einem einzigen Ansprechpartner geht aufmerksam auf Ihre Bedürfnisse ein und sorgt durch eine optimierte Kommunikation und eine schnelle Lösung kurzfristiger Probleme dafür, dass Ihre Projekte auf Kurs bleiben. Unser Ansatz ist auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, da wir gut auf Ihre individuellen Anforderungen vorbereitet sind und die Flexibilität bieten, Prozesse im Handumdrehen anzupassen.
- Agile Projektplanung und -durchführung
- Prüfungsbereitschaft und -unterstützung
- Ein einziger Ansprechpartner
- Maßgeschneiderte Lösungen
Ihr vertrauenswürdiger Partner für die Dokumentenarchivierung
Als Teil der Rhenus-Familie bieten wir durch die Nutzung unserer robusten Infrastruktur, unserer umfassenden Erfahrung und unseres Fachwissens langfristige Zuverlässigkeit, betriebliche Effizienz und unerschütterliche Stabilität.
- Über 30 Jahre Erfahrung
- 25+ Audits pro Jahr
- Über 200 Kunden
- Über 10 Millionen Dokumente
ZAS in Zahlen
30 Jahre+
Erfahrung
3500+
aktive Kunden
30 mio+
Dokumente
20 mio+
Pathologieproben
1 mio+
Kryoproben
10,000+
Aufbewahrungsproben
50+ TB
E-Daten
